Prozess-Fokussierung und smarte Automation – die Trends und Technologien für 2026

Das Handwerk steht 2026 an einem Wendepunkt: Durch die Digitalisierung entscheidet sich, wer zukunftsfähig bleibt – und wer zurückfällt. Doch worauf kommt es jetzt an? Welche Technologien prägen das moderne Handwerk wirklich? Im Gespräch mit Gregor Müller, Experte für Handwerkersoftware und Geschäftsführer vom Programm, wird klar: Es geht längst nicht mehr nur um Online-Termine oder digitale Lieferscheine – sondern um smarte Automatisierungen, integrierte Prozesse und digitale Kompetenz auf allen Ebenen.

„Wer 2026 noch mit Papier, Excel-Listen und losen Insellösungen arbeitet, hat das Nachsehen – bei Effizienz, bei Kundenzufriedenheit, vor allem aber beim Nachwuchs. Wer erhalten will, muss erneuern“, sagt Müller ohne Umschweife. Seiner Ansicht nach haben bereits viele moderne Handwerksbetriebe erkannt, dass digitale Technologien nicht Bedrohung, sondern Werkzeug sind. „Eine gut integrierte Software ist heute der zentrale Taktgeber im Betrieb: Sie verbindet Mensch, Material und Management – effizient, transparent und flüssig.“

Optimierte Prozesse mit modernster Technologie

Ein zentrales Thema ist dabei die Ende-zu-Ende-Optimierung: zwar setzen laut einer aktuellen Bitkom/ZDH-Studie rund 85 % der Handwerksbetriebe digitale Lösungen ein, etwa zur Rechnungsstellung oder Kundenkommunikation. Diese Systeme arbeiten jedoch häufig isoliert und decken nur einzelne Bereiche ab. Eine echte Entlastung im Arbeitsalltag entsteht aber erst dann, wenn Prozesse durchgängig – also von der ersten Kundenanfrage über die Planung und Durchführung bis hin zur Nachkalkulation und Zahlung – digital abgebildet werden. Diese Ende-zu-Ende-Optimierung ermöglicht nicht nur effizientere Abläufe, sondern reduziert manuelle Arbeit, minimiert Fehlerquellen und schafft Transparenz über alle Projektphasen hinweg. Müller betont: „Die Lösung liegt nicht in Technologie allein. Du brauchst verlässliche Prozesse, die technologische Innovationen gezielt dort einsetzen, wo sie deinen Arbeitsalltag spürbar leichter machen”. Gute Software strukturiert alle Schritte von der Anfrage bis zur Nachkalkulation und erlaubt Datenanalysen, mit denen man wirklich etwas anfangen kann. “Du kaufst eben nicht nur die Software, sondern auch die optimierten Abläufe. Nur wenn sich Betriebe auf die digitale Kompetenz der Softwarehersteller einlassen, können sie maximal von der Software profitieren.”

Die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro automatisieren

Auch wenn die Arbeit auf der Baustelle rund läuft, stapeln sich im Büro oft Belege, Rechnungen und offene Zahlungen. Zwischen E-Mail-Postfach, Online-Banking und Steuerberater geht wertvolle Zeit verloren. “Vor allem geht da Zeit für reines Pflichtprogramm drauf. Damit ist noch keinem Kunden geholfen.” fasst Müller treffend zusammen. Er erlebt in der Praxis immer wieder, wie aufwändig die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro für viele Handwerksbetriebe ist. „Eine integrierte Lösung holt sich deine Eingangsrechnungen direkt aus deinem E-Mail-Postfach, lässt dich Überweisungen auslösen und registriert Zahlungen – ohne Medienbruch.”

Ein Beispiel dafür ist „das Programm“, eine Handwerkersoftware, die über KI-Eingangsrechnung-Erkennung sowie Online-Banking verfügt und mithilfe einer direkten Anbindung an DATEV-Datenservices die vorbereitende Buchhaltung einbindet. So werden Kreditoren, Debitoren sowie Sachkonten abgestimmt und Belege automatisch an das DATEV Rechenzentrum übertragen. Wer noch einen Schritt weiter auf das Steuerbüro zugehen möchte, lässt vom Programm eine Buchungsstapel-Datei an das DATEV Rechenzentrum übertragen. Hier ist automatisch jede Buchung inklusive Betrag, Steuersatz, Kreditor bzw. Debitor und Vorkontierung enthalten. Ein Klick reicht und die Datei ist bei DATEV, von wo der Steuerberater zuverlässig auf vollständige Datensätze zugreift.

Digitale Kompetenzen stärken – Weiterbildung wird zur Schlüsselressource

Neben Technik-Innovation und Prozess-Automation ist ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor jedoch die Weiterbildung der Mitarbeitenden. Digitalisierung kann nur dort gelingen, wo Menschen sie verstehen und anwenden können. Laut der Bitkom-Studie „Digitalisierung der Wirtschaft 2025“ verfügen bislang nur etwa 50 % der Unternehmen über eine klare Weiterbildungsstrategie für digitale Kompetenzen. Müller sieht darin eine große Lücke – und eine große Chance: „Wenn wir von automatisierten Prozessen und mobilen Anwendungen sprechen, denken viele sofort an technische Infrastruktur. Aber die echte Arbeit beginnt bei den Menschen – vom Azubi bis zum Chef. Jeder muss wissen, wie digitale Werkzeuge funktionieren, worauf zu achten ist, und was sie im Alltag erleichtern.“

Gute Handwerkersoftware unterstützt diesen Weg aktiv: Sie muss intuitiv sein, Rollen und Rechte sinnvoll abbilden und Mitarbeitende dort abholen, wo sie stehen. Mit cloudbasierten Anwendungen, die auch mobil funktionieren, kann man neue Kollegen und Kolleginnen direkt einbinden – selbst, wenn sie noch keine IT-Profis sind. Besonders in kleineren Betrieben kann das eine enorme Entlastung bedeuten, weil es Schulungen erleichtert und interne Wissensinseln auflöst.

Kleine Schritte mit großer Wirkung – was Betriebe jetzt tun sollten

Auf die Frage, was Betriebe jetzt konkret tun sollten, bleibt Müller praxisnah: „Zuerst sollte jeder Betrieb seinen digitalen Ist-Zustand erfassen. Wo laufen Prozesse noch manuell? Wo entstehen Fehler, weil Systeme nicht miteinander sprechen? Und dann: ein Pilotprojekt starten. Etwas Greifbares, das in kurzer Zeit Wirkung zeigt – etwa ein digitales Aufmaß-Tool, eine mobile Zeiterfassung oder eine smarte Lagerverwaltung. Wichtig ist, nicht in Großprojekten zu denken, sondern in machbaren Schritten.“ 

Was es dazu braucht? Eine Software, die sich flexibel erweitern lässt, Schnittstellen zu anderen Systemen bietet – etwa zur Buchhaltung – und vor allem: die mit dem Betrieb mitwächst. „Die Zeit, in der man eine Software einmal gekauft und zehn Jahre später wieder abgelöst hat, ist vorbei. Heute lebt Software mit dem Betrieb, sie entwickelt sich weiter, bleibt aktuell – technisch, rechtlich, und inhaltlich.“

Fazit: Digitalisierung ist kein Zukunftsthema mehr – sondern Gegenwart

Das Handwerk 2026 ist digital, vernetzt, mobil und kundenorientiert. Wer heute beginnt, Prozesse zu digitalisieren, Weiterbildung strategisch plant und auf nachhaltige Softwarelösungen setzt, sichert sich nicht nur Effizienz, sondern Zukunftsfähigkeit in einem wachsenden Markt. Oder, wie Gregor Müller es formuliert: „Digitalisierung ist heute keine nette Ergänzung mehr. Sie ist das Fundament für Qualität, Wettbewerbsfähigkeit und Attraktivität im Handwerk.“

 

Autoren: Natalie Weirich freie Texterin und Journalistin

Weitere Informationen: https://das-programm.io/

Unternehmenskasten:

Die synatos GmbH wurde 2016 gegründet. Ihre Handwerker-App „das Programm“, eine webbasierte all-in-one Lösung, um das Geschäft digital zu steuern, wurde seit 2019 in Zusammenarbeit mit Handwerkern programmiert. So wurde eine anwenderzentrische Entwicklung gewährleistet, die Feedback aus der Praxis schnell umsetzt und sichergestellt, dass Themenstellungen der Betriebe und neue Entwicklungen direkt integriert werden können. Sechs Monate lief das Tool im Probebetrieb und ist seit 2020 im Einsatz. Heute wird „das Programm“ von rund 1000 Kunden verschiedener Betriebe eingesetzt – die größten davon mit rund 70 Mitarbeitern in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Luxemburg. Es wird ausgerichtet an den Bedarfen des Marktes stets weiterentwickelt. Das Handwerk kann nun seiner eigentlichen Arbeit nachgehen, während die Verwaltung durch das Programm verschlankt, geglättet und optimiert wird. Handwerksbetrieben steht damit modernste IT-Technologie zur Verfügung, ohne eine eigene IT-Abteilung oder Entwickler beschäftigen zu müssen.